我国高校档案管理工作研究

在新时代背景下,高校档案管理工作也在不断发生着深刻的变革,而在这一过程中,也产生了很多新的问题,这对档案管理工作提出了更高的要求。这需要档案管理人员必须与时俱进,优化档案管理工作理念和模式,以动态化、精细化的方式,顺应新时期高校发展的需求,促进我国高校档案管理工作的可持续发展。

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我国高校档案管理工作面临的挑战

01档案资源的变化

近年来,伴随着计算机技术、互联网技术的广泛运用,电子文件和数据资源大规模产生,使档案管理工作的对象从传统的纸质文件向电子档案转变,并逐渐向数字化、数据化方向发展 。这种改变主要体现在对高校档案管理工作地点的影响：一是让档案整理基础设施的利用率下降,电子化的档案只需要利用网络传递,一部计算机即可进行操作；二是除了储存实体档案之外, 档案室作用已降低,电子档案通过云端、U盘进行储存；三是档案的收集、分类、使用等环节,无需亲自去实地 进行,只要通过网络就可以实现。当前高校信息化建设和升级工作,主要由技术部门主导,保障信息的流动, 这会导致信息脱离了档案管理部门的掌控。档案管理部门要想开展工作,需要在校级的统筹下进行。此外,随着我国信息化进程的加快,高校档案管理系统在信息化支持下,出现了海量的信息、数据,需要先进技术的融入,以满足档案管理需求。

02技术和思维观念的变化

现代信息技术的普及,改变了人类的工作模式和思想观念。首先,电子档案的存档不再需要现场指导,而是可以联网存档。其次,档案利用方式也逐渐适应了网络操作的方式,通常不需要翻阅大量的纸质档案。最后,随着我国经济的快速发展,档案管理工作质量在不断提高,对管理工作的优化提出了更高的要求,这将促使高校档案管理工作方式发生变化,提高信息化和智能化水平。

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高校档案管理工作存在的主要问题

01对档案管理工作缺乏重视

目前,一些高校的管理模式已经跟不上发展的步伐, 还在继续采用人工管理模式,把工作重心放在收集档案方面,忽视了对档案的利用,从而使一些高质量的档案不能充分发挥作用。一些有价值的档案久居档案库中, 这是一种资源浪费现象。如何使这些宝贵的档案资源更好地利用起来,成为每一所高校应该认真考虑的问题。

02专业档案管理人员较少

一些高校在档案管理工作中遇到了缺乏专业人才的问题,领导对档案管理工作的理解有误,不重视培养档案专业技术人员。大多数高校在保证教育科研优先的基础上,忽略了档案管理工作这一不可或缺的环节。在配置档案管理人员时,没有长远眼光,认为所有人都可以进行档案管理,只需要进行简单资料整理即可。因此, 将一部分没有专业技能,或者岗位任务较少的人员分配到档案管理工作中,导致了档案管理工作效果不佳。在高校档案管理人员中,科班出身的人才较少,大部分是从其他部门借调,这些人员没有经过系统的学习,对档案管理的理解、职业热情、业务技能水平都很低,大部分经验都是通过实际操作积累而成。而在实践中,由于存在重视人才使用、轻视培养的问题,档案管理人员的学习机会较少,培训条件与教师的培训条件有很大的差异。种种迹象体现了我国高校档案管理工作存在着严重的问题,主要是因为缺少专业知识和技术,管理队伍水平低,造成了档案管理工作质量不佳。

03档案管理设施不够完备

高校档案管理基础硬件设备是开展工作的基础, 如果缺少专业设备的支持,档案的收集、整理和保存工作就不能正常进行。由于经济条件的制约,高校在招生宣传、教学管理、人才招聘等方面的工作中,对档案管理工作的关注不足。有的高校没有专用档案室；一些高校则是将办公、阅档、保管融为一体,无法达到“三室分开”的目标；有的高校档案柜破旧不堪,扫描仪、打印机、打孔机等基础设备也不完善,缺少现代化办公设施,这就造成了档案管理工作存在诸多不便。目前,我国部分高校的档案管理设备状况普遍不达标,无法满足档案的防潮、通风、防火、防盗等基本要求。加之,档案存放不规范,无专人负责,导致档案成为一堆废纸。

04档案管理制度不够健全

目前高校档案管理工作中,档案不能按时存档, 管理人员应付工作,“得过且过”的思想普遍存在。高校各职能部门对档案管理工作的重视程度不高,觉得只要做好本职工作即可,管理并非自己职责。各院系、各部门会以工作繁忙、难以抽出时间等理由,拖延档案的归档。一些部门的负责人为便于自己利用,不主动提供档案,使档案长期分散在各部门。很多教师都把教学科研作为自己的工作,认为档案管理是行政工作,自己 不需要参与,教学档案归档时被动应付,档案管理工作难度较大。许多档案由于长时间堆积在系里,无法及时交由档案管理部门,甚至像试卷、教案等教学材料,长时间堆放在教师家里,造成档案普遍存在丢失现象。

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解决我国高校档案管理工作存在问题的路径

01强化档案管理观念

人的思维方式是做好工作的根本和先决条件,在高校档案管理工作中,若没有一种创新的观念,固守于原有的管理方式与思维观念,就无法实现档案管理工作的蓬勃发展。因此,高校档案管理工作要从根本上转变观念,主动顺应知识化、信息化、网络化管理需求,改变传统的工作思想,提高档案的利用率,真正发挥档案管理工作的价值。这就需要档案管理人员转变工作观念：一方面,要转变为信息化的档案观念。这就要有计 划、有步骤地将各类档案资料进行标准化分类、处理, 使档案的信息功能得到充分利用；另一方面,使用档案的观念。高校档案馆的馆藏资源种类多,涉及多种科目资料,必须在新时期绽放出新的光芒。如何充分发挥档案的作用,充分体现档案独特的价值,是当前需要面临的新问题。为此,管理人员应抛弃传统的观念和工作方式,加强档案的利用效能,系统地开展档案管理工作。

02组建高水平档案管理团队

高校的蓬勃发展,需要加强学校的档案工作,而要推动档案管理工作的顺利开展,必须重视管理人员的专业能力和综合素质。可以说,档案管理人员的业务能力、基本素质和职业奉献意识直接影响着档案管理工作质量。在科学技术飞速发展的今天,高校档案管理工作既有新的发展契机,也有新的挑战,这就要求档案管理工作人员必须适应时代潮流,满足高校的发展需求,采取多种途径提升管理能力,成为专业化、复合型、高素质的人才,为档案管理工作的开展提供人才保障。首先, 组织档案管理人员开展经常性的职业技能训练,要求培训工作尽可能规范,转变以往的走过场问题。在培训过程中,以专题培训、业务培训、技能交流等形式开展, 确保培训工作的多样化,让所有人员都有机会掌握最新的管理理论,对档案管理工作的趋势进行及时把握,开阔眼界,不断提升业务能力,以适应学校管理和发展的需求。其次,完善人才竞争激励机制,树立档案人才的引进和使用观念,为档案管理工作的顺利开展提供保障。在适当的条件下,要引进优秀的人才,以丰富人才的储备,加强人才的交流。同时,营造良好的工作环境, 各级领导要从全局出发,科学规划岗位设置,主动与有关部门沟通,落实各项竞争和激励机制,为档案管理工作者创造良好的发展条件。最后,加强职业道德建设, 使档案管理人员坚持职业操守。要加强对档案管理工作人员的职业道德建设,首先要加强对档案管理工作的投入,唯有对工作具有积极性,才能创造出卓越的成绩。每名档案管理人员都要坚持自己的理想,勇于创新、挑 战、探索,促进档案管理工作的创新发展。同时,要养成良好的自主思考能力,既要遵循工作的规律,又要突破传统的思维方式,对档案管理工作的各个环节深入了解,善于发现问题,不要只停留在表面工作。此外,要树立实事求是的工作态度。在新的时代背景下,档案管理人员要加强对档案管理工作的认识,坚持求真、务实的精神,赢得各个部门的支持。

03实现档案管理工作信息化建设

首先,要适时地配置各类软硬件设施,以保证在信息化环境下进行档案管理工作。在硬件建设方面,要做到目光长远,坚持科学的计划与论证,适当增加经费, 按照档案管理工作的要求,适时地配置办公器材,提高工作环境。其次,应积极探讨适合于高校档案管理的应用软件,以提高管理工作效率。建立健全的档案管理体系,对促进管理工作的规范化具有重要意义。档案部门的首要任务就是要建设档案库,利用计算机进行检索, 这样才能科学地利用档案信息,进而推动档案服务水平的提升。最后,依托互联网技术,推进信息化进程,加强档案管理资源的开发,不断完善标准化的管理制度, 进而规范管理人员的行为。在档案管理信息化系统中, 充分发挥了信息的可压缩特性,实现了档案信息的及时共享,方便用户的档案使用。

04健全档案管理工作制度

建立科学、合理的档案管理制度,是促进档案管理工作顺利进行的重要措施。首先,加强岗位责任制度, 细化各人员职责,做到上下联动,推动档案管理工作的落实。其次,完善档案归档制度,各院系、部门、学科组之间建立起联络,架设档案管理工作的桥梁。在此 过程中,应明确档案收集的种类、范围、程序、途径, 做好分类和存储工作,使各个环节趋于规范化。最后, 加强档案的监管制度,配以奖惩机制,对档案管理质量 进行考核,对有突出贡献的档案管理工作人员给予一定的奖励,激发管理人员参与工作的积极性,实现档案管理工作的良好发展。

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我国高校档案管理工作的发展趋势

01增设智库咨询功能

高校档案管理工作不能仅仅停留在现有层面,作为教书育人的重要场所,各有关部门要积极地为人才培养和发展做出贡献。高校档案管理工作具有资源的先天条件,能够从档案中发现和梳理出师资队伍中的缺陷和问题。在这一点上,档案工作人员可以根据国内外最新的智库理念,结合师生的具体状况,为一线教师推荐教学方案,并为学生推送学习资料,这样才能更好地体现出档案工作的作用。

02强化档案服务功能

在高校档案管理工作中,应顺应信息化社会的潮流,以信息平台的方式进行全面的管理。为此,高校档案部门要积极构建档案管理系统,将多种形式的信息资源整合到平台中,对系统功能进行改进,使运行模式尽可能保持简洁,便于使用者操作。同时,在档案信息管理系统中增加用户反馈功能和外网连接功能,方便了使用者在查看档案时获取更多资料,从而大大提升了工作效能。

03实施可视化档案管理

目前,部分高校的档案进行了可视化管理,除部分保密档案外,其他档案处于开放式状态。可视化系统能让用户在登录时,随时查阅学生的个人资料,及时掌握绩效考核记录等信息,帮助工作人员进行自我反思, 不断提升工作质量。但在实行可视化的档案管理过程中,要强化系统的安全性,提升防火墙安全等级,实时进行安全风险检测,以避免档案出现盗取、篡改问题。此外,优化双系统管理流程,实现数据的转换,提升档案的安全性。同时,双系统管理可以确保一个系统出现故障时,另一个系统能够正常运行,不会影响档案管理工作的开展。综上所述,随着科技的飞速发展,高校的档案管理工作无法满足办学需求,在一定程度上阻碍了办学质量的提升。要适应高校的可持续发展目标,必须对档案管理工作理念、模式、制度进行改革,加强信息化建设, 建立符合学校发展的管理体系,从而为学校发展提供有利的条件。